Correct Factureren als ZZP'er: De 10 Verplichte Gegevens + Voorbeelden
Alles over correct factureren als ZZP'er: de 10 wettelijke verplichtingen, factuurnummering, BTW-vermelding per situatie, EU-facturatie, creditnota's, bewaartermijnen en facturatiesoftware vergeleken.
Waarom correct factureren belangrijk is
Een factuur is meer dan een verzoek om betaling. Het is een wettelijk document dat aan strikte eisen moet voldoen. Onjuiste facturen kunnen leiden tot: (Bron: belastingdienst.nl)
- Problemen met de Belastingdienst — een factuur zonder btw-id kan leiden tot een naheffingsaanslag
- Geweigerde BTW-aftrek bij uw klant — uw klant kan de BTW niet aftrekken als de factuur niet aan de eisen voldoet
- Vertraagde betalingen — administratieve fouten zijn de #1 oorzaak van vertraagde betaling
Bovendien is uw factuur een visitekaartje van uw bedrijf. Een professionele, correcte factuur versterkt uw geloofwaardigheid als ondernemer.
De 10 verplichte gegevens
De Belastingdienst vereist de volgende gegevens op elke factuur: (Bron: belastingdienst.nl)
| # | Gegeven | Voorbeeld |
|---|---|---|
| 1 | Uw naam en adres | Jan Jansen, Keizersgracht 123, 1015 CJ Amsterdam |
| 2 | Uw btw-identificatienummer | NL123456789B01 |
| 3 | Uw KVK-nummer | 12345678 |
| 4 | Naam en adres van de klant | Bedrijf BV, Herengracht 456, 1017 CA Amsterdam |
| 5 | Factuurdatum | 10 maart 2026 |
| 6 | Uniek factuurnummer | 2026-003 (doorlopend, opeenvolgend) |
| 7 | Omschrijving van de dienst/goederen | "Webontwikkeling — redesign homepage, 24 uur" |
| 8 | Leveringsdatum | 28 februari 2026 (indien afwijkend van factuurdatum) |
| 9 | Bedrag exclusief BTW | €2.400,00 |
| 10 | BTW-tarief en BTW-bedrag | 21% — €504,00 / Totaal: €2.904,00 |
Tip: bij facturen van €100 of minder (inclusief BTW) mag een vereenvoudigde factuur met minder gegevens worden verstuurd.
Factuurnummering: de regels
Uw factuurnummers moeten uniek en opeenvolgend zijn. Elk nummer mag slechts één keer voorkomen. Gangbare systemen:
- Jaarprefix: 2026-001, 2026-002, 2026-003…
- Doorlopend: F001, F002, F003… (zonder jaarprefix)
- Met klantcode: ABC-2026-001 (handig bij veel klanten)
Belangrijk: u mag geen gaten laten vallen in de nummering. Als u factuur 2026-005 maakt, moet 2026-004 ook bestaan. Bij een creditnota is een apart nummerreeks toegestaan (bijv. CN-2026-001).
BTW op uw factuur
| Situatie | Wat vermelden? |
|---|---|
| Standaard dienstverlening Nederland | 21% BTW: bedrag excl. BTW + BTW-bedrag + totaal incl. BTW |
| Verlaagd tarief (boeken, voedsel etc.) | 9% BTW: idem |
| KOR-regeling | Geen BTW vermelden. Geen BTW-tarief of -bedrag op de factuur. |
| BTW verlegd (zakelijke EU-klant) | 0% BTW + tekst "BTW verlegd" + btw-id van de klant |
| Niet-EU klant | 0% BTW + tekst "dienst buiten de EU" |
Meer over BTW-aangifte vindt u in onze BTW Kwartaalaangifte Gids.
Factureren aan EU-klanten
Bij dienstverlening aan zakelijke klanten in een ander EU-land gelden speciale regels:
- Controleer het btw-nummer van uw klant via het VIES-register
- Factureer zonder BTW (0%) — de BTW wordt verlegd naar de klant
- Vermeld op de factuur: "BTW verlegd" + het btw-nummer van de klant
- Dien een ICP-opgave in bij de Belastingdienst (Intracommunautaire Prestaties)
Bij diensten aan particulieren in de EU berekent u gewoon Nederlandse BTW (21%). Lees meer over internationale BTW-regels in onze Internationaal Werken Gids.
Creditnota: wanneer en hoe?
Een creditnota (of creditfactuur) is een factuur waarmee u een eerdere factuur (deels) corrigeert. U heeft een creditnota nodig wanneer:
- Een dienst wordt geannuleerd of het project wordt voortijdig beëindigd
- U een korting verleent achteraf (bijv. volumekorting)
- Er een fout in de factuur zit (verkeerd bedrag, verkeerd BTW-tarief)
- Goederen worden geretourneerd
Verplichte gegevens op een creditnota:
- Dezelfde 10 gegevens als een reguliere factuur
- Een verwijzing naar de originele factuur (factuurnummer + datum)
- Negatieve bedragen (−) voor het gecreëteerde deel
- Een apart nummerreeks (bijv. CN-2026-001)
Let op: u kunt nooit een factuur "verwijderen". Correctie gaat altijd via een creditnota + eventueel een nieuwe factuur. Dit is belangrijk voor uw BTW-aangifte — creditnota's worden verwerkt in het kwartaal waarin ze worden uitgeschreven.
Betaaltermijn en incasso
| Aspect | Details |
|---|---|
| Standaard betaaltermijn | 30 dagen (wettelijk maximum voor grote bedrijven) |
| ZZP'ers onderling | Vrij overeen te komen (14 of 30 dagen gangbaar) |
| Overheid | Maximaal 30 dagen (wettelijk verplicht) |
| Wettelijke rente bij te laat betalen | 8% + ECB-rente (zakelijke transacties) |
| Incassokosten | Minimaal €40 bij te late betaling (wettelijk recht) |
Incassostappen bij niet-betaling:
- Stuur een vriendelijke herinnering na de betaaltermijn (3–5 dagen)
- Stuur een aanmaning met nieuwe deadline (14 dagen)
- Stuur een ingebrekestelling (sommatie) per aangetekende post — hierin vermeldt u de wettelijke rente en incassokosten
- Schakel een incassobureau in of start een gerechtelijke procedure via e-Kantonrechter (bij vorderingen tot €25.000)
Bewaartermijn facturen
U bent wettelijk verplicht uw facturen en administratie te bewaren: (Bron: belastingdienst.nl)
| Type document | Bewaartermijn |
|---|---|
| Facturen (in- en uitgaand) | 7 jaar |
| Btw-aangiften | 7 jaar |
| Bankafschriften | 7 jaar |
| Onroerend goed documenten | 10 jaar |
Tip: digitale opslag (PDF) is toegestaan mits de facturen ongewijzigd bewaard blijven. Uw boekhoudsoftware doet dit automatisch.
Veelgemaakte fouten
- Ontbrekend btw-id — Zonder btw-id kan uw klant de BTW niet aftrekken. Altijd vermelden!
- Gaten in factuurnummering — Elk nummer moet voorkomen. Geen nummers overslaan. De Belastingdienst kan gaten als teken van verzwegen omzet beschouwen
- Geen leveringsdatum — Verplicht als deze afwijkt van de factuurdatum
- Verkeerd BTW-tarief — Controleer per dienst welk tarief van toepassing is. Fout BTW-tarief kan leiden tot naheffing
- Te vage omschrijving — "Werkzaamheden maart" is onvoldoende. Beschrijf wát u heeft geleverd (bijv. "Webontwikkeling — redesign homepage, 24 uur")
- Geen betaaltermijn — Zonder vermelde termijn geldt de wettelijke termijn van 30 dagen. Vermeld altijd uw gewenste termijn
- Factuur niet direct verzenden — Hoe langer u wacht met factureren, hoe langer het duurt voor u betaald krijgt. Factureer op de dag van levering
Facturatiesoftware vergeleken
| Software | Prijs/maand | UBL-support | Banklink | Geschikt voor |
|---|---|---|---|---|
| Moneybird | €14,95 | Ja | Ja | Dienstverlenende ZZP'ers |
| e-Boekhouden | €16,95 | Ja | Ja | Volledige boekhouding + facturatie |
| InformerOnline | €12,50 | Ja | Ja | Starters en kleine bedrijven |
| FactuurBaas | Gratis | Ja | Nee | Alleen facturatie, geen boekhouding |
Meer over boekhoudsoftware in onze Boekhoudsoftware Gids.
Veelgestelde vragen
Wat moet er verplicht op een factuur staan?
De Belastingdienst vereist 10 gegevens: uw naam/adres, btw-id, KVK-nummer, naam/adres klant, factuurdatum, uniek factuurnummer, omschrijving dienst, leveringsdatum, bedrag excl. BTW, en BTW-tarief/bedrag. Bij facturen tot €100 (incl. BTW) mag een vereenvoudigde factuur. (Bron: belastingdienst.nl)
Mag ik factureren zonder btw-id?
Ja, als u nog geen btw-id heeft ontvangen (dit duurt 2–4 weken na KVK-inschrijving), kunt u factureren met uw KVK-nummer. Stuur een gecorrigeerde factuur zodra u uw btw-id heeft. Zonder btw-id kan uw klant de BTW niet aftrekken.
Hoe nummer ik mijn facturen correct?
Gebruik een doorlopend, opeenvolgend systeem zonder gaten. Bijvoorbeeld: 2026-001, 2026-002, 2026-003. Elk nummer mag slechts één keer voorkomen. Gaten in de nummering kunnen als teken van verzwegen omzet worden beschouwd door de Belastingdienst.
Moet ik BTW vermelden als ik de KOR gebruik?
Nee, bij de KOR vermeldt u geen BTW op uw facturen. U mag geen BTW-tarief of BTW-bedrag vermelden. Het totaalbedrag is het eindbedrag. Lees meer over de KOR in onze BTW Kwartaalaangifte Gids.
Hoe factureer ik aan een klant in een ander EU-land?
Bij zakelijke EU-klanten factureert u zonder BTW (0%) met de vermelding "BTW verlegd" en het btw-nummer van de klant. Controleer het btw-nummer via het VIES-register. U dient een ICP-opgave in bij de Belastingdienst. Bij particuliere EU-klanten berekent u Nederlandse BTW (21%).
Wanneer moet ik een creditnota maken?
Bij annulering van een dienst, achteraf verleende korting, een fout in de originele factuur, of retournering van goederen. Een creditnota verwijst naar de originele factuur en bevat negatieve bedragen. U kunt nooit een factuur verwijderen — correctie gaat altijd via een creditnota.
Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren?
Minimaal 7 jaar — zowel uitgaande als inkomende facturen. Digitale opslag (PDF) is toegestaan mits de facturen ongewijzigd bewaard blijven. Bij onroerend goed is de bewaartermijn 10 jaar. (Bron: belastingdienst.nl)
Deze tool is uitsluitend bedoeld als indicatie en vormt geen fiscaal advies. Raadpleeg een belastingadviseur voor uw specifieke situatie.